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aAlto - Gestion de Documents
ORGANISER
 
 
Le document unique stocké dans un cube avec de multiples accès

des documents organisés

pour gagner en qualité

   
Le "Document Unique" stocké dans un cube sécurisé
Tous types de contenu - (fichiers, image, plan, bureautique, ...)
Un classement commun et global (un seul vocabulaire pour tous)
Un vocabulaire simple : Classeur, Dossier, Chemise, Nature, Tiers, +
Chaque point de classement du document est un point d'entrée
Chaque document possède sa sécurité - (Auteur, Acteurs, Lecteurs)
Création de document à partir de modèle pré-organisé
L'état du document est représenté par une couleur
Gestion des Versions et des Indices
Document avec formulaire et fusion dans MS-Office, Open-Office
Création de PDF automatique des fichiers MS-Office, Open-Office
Date d'échéance par document
Envoi direct d'email à partir du document avec traçabilité des envois
Import dans les documents des emails reçus
   
Objectif : Avoir une base de documents partagés et structurés tout en préservant la confidentialité.
 
 
aAlto - Gestion de Contacts
GERER
 

 
administrer

un seul annuaire

pour mieux informer

   
Annuaire complet de Contacts (Etablissements & Personnes)
Catégorisation des Etablissements (Activité, Région, Produit, ...)
Formulaire par catégorie d'établissement (prospect, client, ...)
Création directe de mails et de documents à partir des contacts
Liste des documents et des actions par Etablissement
Création de newsletters, campagne par critères de sélection
Envoi et suivi des emails par newletters, campagne
Export des données (Etablissement, Personne, Mailing) vers Excel
Création de vues personnalisées
   
Objectif : Avoir un annuaire des clients, fournisseurs, tiers constamment à jour.
 
 
aAlto - Travail Collaboratif
PARTICIPER
 
 
Faire un vrai travail d'équipe

un travail d'équipe

pour une efficacité multipliée

   
Un seul Document avec un classement à plusieurs entrées
Contribution directe à plusieurs sur un même document.
Attribution d'une couleur d'écriture à chaque acteur du document
Contribution indirecte en mode forum pour recevoir des avis
Alerte par email pour information ou en attente de contribution
Traçabilité des échanges (contribution, alerte par mail)
Date d'échéance avec affichage dans son agenda de la tâche à faire
Gestion des Versions et des Indices
Résumé de document pour une consultation rapide
   
Objectif : Permettre le travail en commun tout en conservant la mémoire de ce travail.
 
 
aAlto - Actions & Process
ANTICIPER
 

 
Anticiper ses actions pour moins de stress

des actions planifiées

pour être dans les temps

   
Création & suivi d'Action (Qui, Quoi, Quand, Concerne)
Création d'actions pour un document, un contact
Process avec Coordination d'actions selon des règles
Accès direct au document et au contact à partir de l'action
Alerte de l'action par mail ou directement sur un tableau de bord
Envoi de mail aux participants lorsque l'action est terminée
   
Objectif : Appliquer des règles de façon systématique et automatique pour ne rien oublier.
 
 
aAlto - Tableau de Bord & Planning
PILOTER
 
 
des tableaux de bord pour avoir une vision globale d'un projet

des indicateurs à jour

pour mieux décider

   
Tableaux de bord à plusieurs dimensions (jusqu'à 5 dimensions)
Les documents s'affichent comme dans un tableur avec un accès direct
Affichage dynamique et totalement paramètrable des dimensions
Chaque document est affiché avec la couleur de son état
Le tableau de Bord est une requête dynamique qui permet d'afficher :
 

- tous les documents d'un client
- tous les documents d'un projet
- tous les documents d'un dossier
- tous les documents d'une période
- tous les documents d'une personne
- tous les documents d'une personne et d'une période

Le planning est une dimension dont l'option "Planning" est activée
L'ensemble des informations des tableaux de bord est paramétrable
Requêtes Composites dynamiques: Affichage des blocs d'un même sujet permettant une visualisation transversale de l'information (ex : suivi d'un projet débattu lors de chaque réunion mensuelle)
Création automatique d'un fichier texte MS-Word et d'un PDF à partir d'une requête composite
   
Objectif : Avoir une vision globale des informations d'une affaire, d'un client, d'une période, ...

 

notes

 

ready for lotus domino notes

 

 

 

 

 

notes
1
la Page Home
2
le module GED
3
le module CRM
4
le Document
5
le Formulaire
6
les Emails
7
les Actions
8
Tableaux de Bord
9 Process
 

 

 

Savoir Partager

 

Savoir Partager pour une meilleur productivité


Le savoir-faire reste encore sous l'emprise d'une logique très individuelle. La culture du partage n'est pas encore une dimension totalement intégrée dans les organisations. Il faut montrer l'exemple.

 

 

 

 
Savoir Sécuriser

 

Une sécurité absolue des documents


Bien que la connaissance et l'information doivent être partagées, leurs accès doivent être sécurisées afin d'en assurer la confidentialité nécessaire.

 

 

 

 
Savoir Valoriser

 

Gagner du temps, gagner de l'argent


Le savoir-faire collectif n'est pas la simple addition des savoir-faire individuels mais est représenté par la valorisation stratégique des connaissances au service de l'entreprise.

 

 

 

 

Savoir Pérenniser

 

Pouvoir trouver rapidement des informations lors de l'entrée dans l'entreprise


La pérennité des entreprises est intimement liée à la pérennisation de leur savoir-faire et à la gestion pertinente de ce patrimoine.