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aAlto Collaborative
 
A quoi ça sert ?

- d'avoir enfin tous les documents de l'entreprise dans un seul endroit avec une sécurité absolue (Auteur, Acteurs, Lecteurs)
- et au delà des documents, de les relier aux établissements (clients, fournisseurs, tiers, ..), d'y associer des mails, des actions.
- d'avoir des tableaux de bord de suivi, des process.
- de continuer à utiliser mes outils tels que MS-Office.
- d'avoir une vue globale sur mes informations.

A qui ça sert ?
- Grâce au mode Saas, toutes les entreprises peuvent utiliser aAlto Collaborative.
- Il suffit d'avoir une connexion internet et d'être équipé avec Internet Explorer 8 (IE8)
 
Quelle taille d'entreprise faut-il pour mettre en place aAlto ?
- On ne peut plus parler de taille d'entreprise mais plutôt de nombre d'utilisateurs.
- Vous pouvez en effet, associer des partenaires, des collaborateurs qui ne font pas forcément partie de l'entreprise.
 
aAlto Collaborative est il adapté aux besoins de mon entreprise?
Il y a un simple test à faire :

Etes-vous capable de retrouver facilement un document en moins de 5mn ?
Etes-vous sûr d'avoir la bonne version ?
Savez-vous si le document a été envoyé et par qui ?
Vos collaborateurs font-ils beaucoup de photocopies ?
Avez-vous des tableaux de bord dynamiques de suivi des affaires

Bref avez-vous une visibilité et une traçabilité des documents produits dans l'entreprise?
 
A quels besoins répond aAlto ?
Optimisation du temps passé à la création de documents
Suivi des affaires et des actions à entreprendre
Visualisation globale - Tableau de bord d'une affaire, d'un client, ...
Uniformisation du classement
Normalisation des documents
Traçabilité des actions sur les documents
Réactivité sur des suivis de dossiers
 
Combien coûte aAlto ?
- en mode Saas, vous ne payez qu'en fonction du nombre d'utilisateurs et les forfaits Alpha et Omega (voir l'offre Saas)
 
Comment modifier les paramètres mis en place ?
aAlto est totalement modulable, le gestionnaire peut modifier tous les paramètres : configuration, classement, formulaire, modèle ...
 
Quels sont les pré-requis techniques ?
- un navigateur internet (IE8) avec lequel aAlto automatise la gestion des fichiers MS-Office (Enregistrement, Fusion de champs, PDF)
 
Combien de temps prend la formation ?
- des modules de formation sont disponibles sur le site, ainsi que des séances de vidéos pour vous accompagner.
- nous sommes également à votre écoute pendant la phase de démarrage de votre projet.
 
Bénéficierai-je de mises à jour régulières ?
- le mode Saas vous permet d'être toujours à jour. Les mises à jour sont faites régulièrement et vous en bénéficiez automatiquement.
 
En quoi aAlto est il efficace ?
Tout d'abord, chacun ne perd plus son temps à rechercher des documents. On est sûr de la validité de l'information qui est unique. Tout document modifié et/ ou envoyé est tracé.

Chacun ne voit que les documents qui le concernent. Cela signifie qu'il y a une grande confidentialité et une sécurité absolue mais aussi que chacun n'est pas noyé sous des informations qui ne l'intéressent pas.

Chaque document produit pourra l'être à partir de modèles pré-définis (classement, accès, contenu) et chaque modèle est distribué uniquement aux personnes concernées.

Ainsi les documents sont normalisés, classés et distribués automatiquement. C'est un gage de cohérence des documents produits.

Grâce aux tableaux de bord et aux process, vous aurez un suivi dynamique de vos affaires et l'assurance des procédures respectées.

 
Comment peut-on mesurer la performance d'aAlto ?
Au nombre de documents produits, au nombre réduit de photocopies, au temps gagné en recherche, à l'efficacité dans le suivi, à une meilleure organisation de l'information.
 
Quel type de fichiers peut-on stocker ?
ligne
Tous types de fichiers, pourvu que vous ayez l'application pour les lire ou les modifier.
 
aAlto Collaborative préserve-t'il la confidentialité ?
Oui, sur chaque document est indiqué l'auteur, les acteurs et les lecteurs.
L'auteur a créé le document, à partir d'un modèle. Les acteurs ont l'autorisation, donnée par l'auteur, de modifier le document. Les lecteurs ont l'autorisation, donnée par l'auteur, de lire le document.

Tout document modifié ou envoyé conserve la trace des personnes ayant fait l'action au moment précis.

 
Pourrais-je encore piloter moi-même les dossiers ?
aAlto ne remet pas en cause l'autorité, il permet seulement d'améliorer les processus de travail et en cela n'est absolument pas un outil porteur de désordre. De plus, le suivi de dossiers permet de suivre frontalement plus de projets et surtout d'avoir une vision beaucoup plus exacte de ce qui se passe à chaque instant.
 
Quels sont les préalables à la mise en oeuvre ?

Il est fondamental d'impliquer les acteurs et les futurs utilisateurs, de bien redéfinir les méthodes de travail, d'accepter d'affiner les usages et surtout bien expliquer la démarche afin de motiver tout le monde.

Il est nécessaire de définir les modèles de documents en indiquant les personnes concernées, d'y associer formulaire, fichier, classement et autorisations d'accès afin de bénéficier d'une automatisation complète de production de documents.

Ainsi quelque soit la personne qui produit un document, vous serez assurer de la normalisation de celui-ci.

 
Quels sont les bénéfices immédiats ?
Une plus grande transparence de l'organisation et un meilleur partage du savoir.