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Page 1 : LE DOCUMENT EN MODE LECTURE

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Le document est un conteneur d'objets avec son classement, ses autorisations d'accès. Et ces objets peuvent être : du texte, des fichiers, un formulaire, des mails, des actions, des versions.

1 - Le titre du document

2 - Le numéro de version et le numéro d'indice

3 - La date d'Echéance et la date d'Engagement

4 - Un formulaire de saisie paramétrable

5 - Une zone de texte riche

6 - Liste des documents liés (même s/dossier)

7 - Le résumé du document

8 - Les fichiers rattachés

9 - Des accordéons dynamiques

10 - Les icônes d'actions (Modifie, Quitte, Envoi)

Un document est créé à partir d'un modèle déjà organisé avec son classement, ses autorisations, un formulaire, ses fichiers et des commandes.

AVANTAGE : On indique un comportement au modèle et le document généré est parfaitement classé, titré, organisé selon les règles définies.

Page 2 : LE DOCUMENT EN MODE MODIFICATION

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Si vous faites partie des personnes autorisées : Auteur et Acteurs, vous pouvez modifier le document, lecteurs, seulement le lire. Sinon, le document est invisible.

1 - Icônes d'actions.

2 - Couleur d'Etat actuel et changement rapide d'Etat avec la flèche de couleur qui indique l'état suivant.

3 - Date d'Engagement et Date d'Echéance

4 - Notion d'importance et durée des travaux

5 - Le formulaire avec des zones texte, liste, bouton radio, case à cocher avec leurs contrôles de saisie associés

6 - La modification et l'ajout de fichiers

Les commandes d'exécution, mises en action lors de l'enregistrement, héritées du modèle permettent de titrer automatiquement le document, de classer, de changer le nom du fichier et de remplir les dates d'engagement et d'échéance.

AVANTAGE : Cet automatisme est un gage d'efficacité. Il garantit la bonne organisation des documents quelques soient les utilisateurs.

Page 3 : LE DOCUMENT : TEXTE RICHE ET CLASSEMENT

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Le Classement du document

1 - Une zone de texte riche pour y mettre des commentaires.

2 - Le classement du document avec :

- un classeur (domaine d'activité)

- un service

- un dossier et un sous dossier optionnel

- une période par défaut (Année-Mois)

- une nature

- l'état du document

- un ou plusieurs tiers

La plupart des points de classement sont hérités du modèle (classeur, dossier, nature), d'autres sont remplis automatiquement par défaut (service, période) et certains peuvent être alimentés automatiquement par des champs du formulaire.

AVANTAGE : Chacun de ces points de classement concourent à la recherche du document au travers des boxes du module GED.

Page 4 : LE DOCUMENT : LES AUTORISATIONS D'ACCES

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Les Autorisations d'accès du document


1 - L'Auteur qui est le créateur du document.

2 - Les Acteurs avec des droits de modification.

3 - Les Lecteurs avec uniquement le droit de lire.

4 - Liste des documents liés par le même dossier et sous-dossier.


Les champs Acteurs et Lecteurs peuvent recevoir des noms de personnes et/ou des noms de groupes de personnes.

Si vous ne faites pas partie de la population des champs Auteur, Acteurs, Lecteurs, le document est tout simplement invisible pour vous.

AVANTAGE : Les documents sont totalement sécurisés et la confidentialité respectée. Chacun n'a accès qu'aux documents qui le concerne, gage d'efficacité et de sécurité. La mise à disposition d'un document à une personne ou à un groupe de personnes se fait en indiquant simplement le nom de la personne ou du groupe de personnes dans les champs Acteurs ou Lecteurs.

Page 5 : LE DOCUMENT : VERSIONNING ET HISTORIQUE

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Création d'une nouvelle version

1 - Cliquez sur le bouton V+.

L'indice s'incrémente automatiquement à chaque enregistrement du document.

2 - L'accordéon Version qui affiche la liste des versions précédentes.

Les versions précédentes sont toujours accessibles à partir de la version courante.

3 - L'historique enregistre toutes les modifications liées à l'organisation du document : le changement du titre, du classement, des versions en indiquant le nom de la personne et la date et heure de modification.

Seuls l'Auteur et les Acteurs peuvent créer une nouvelle version.

AVANTAGE : Une traçabilité totale des modifications liées à l'organisation.

Page 6 : LE DOCUMENT : FORUM DE DISCUSSION

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Création d'un forum de discussion.


1 - Allez dans l'accordéon Collaboratif et choisissez "Contribution indirecte en mode Forum".


2 - Indiquez Les Contributeurs comme Acteurs.


3 - Enregistrer le document pour activer le forum.


AVANTAGE : Une discussion autour d'un document pour une meilleure traçabilité.

Page 7 : LE DOCUMENT : FORUM DE DISCUSSION

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Création d'une réponse dans le forum.


1 - Bouton Réponse.

2 - Fenêtre de réponse avec l'auteur, la date, la catégorie de réponse et le texte.

3 - Accordéon Forum.

4 - Les réponses au forum de discussion.


Par défaut, l'auteur du document est averti par e-mail d'une nouvelle contribution.


AVANTAGE : Des échanges organisés pour un meilleur suivi.